Qualora dovesse, a vario titolo, fornirci Suoi dati personali, in applicazione del Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali, desideriamo comunicarLe una serie di informazioni che La possono aiutare a comprendere le modalità con le quali i Suoi dati verranno trattati e quali sono i diritti che potrà esercitare rispetto ad ogni trattamento.
Oggetto della tutela offerta da ogni normativa sulla privacy è il trattamento di dati personali.
Prima di addentrarci in questa informativa occorre definire cosa significhi trattare dati personali e per farlo ci pare che la cosa migliore sia quella di riferirsi in modo immediato al Regolamento UE 2016/679 che, allArt. 4 n.2) lo definisce come lattivitá della raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione di dati che fanno riferimento a persone fisiche identificate o identificabili.
In quanto persona fisica alla quale si riferiscono i dati trattati (potremmo dire proprietario dei dati personali di riferimento), il Regolamento UE 2016/679 La definisce con il termine interessato e Le riserva una serie di diritti e prerogative a Suo favore.
Primo di questi diritti è senza dubbio quello di essere informato, in maniera chiara e trasparente, in merito alle finalitá e le modalitá con cui verranno gestiti (per dirlo con la terminologia giuridica corretta trattati) i dati personali che, a vario titolo, fornirá direttamente o tramite il presente sito internet allIstituto.
A tale obbligo di informazione si ottempera sottoponendo agli interessati documenti come questo che sta leggendo, integrato caso per caso, da altre informative piú specifiche.
Per quanto attiene ai trattamenti svolti da parte di un Istituto Scolastico, noterá il frequente ricorso alla definizione degli stessi come istituzionali. Nellambito dellOrdinamento Giuridico italiano infatti la scuola è considerata un soggetto dotato di capacità giuridica pubblica, che persegue finalità di interesse generale, opera in regime di diritto amministrativo ed esercita potestà pubbliche, in sintesi è annoverata nellambito di quella che viene definita Pubblica Amministrazione ai sensi dellart. 1 c. 2 del D.Lgs. 165/2001 e s.m.i.. In quanto tale la principale finalità istituzionale deve essere individuata nellattività didattica volta a garantire il diritto allo studio, lorientamento in ingresso ed in itinere, lattività curriculare, il tutorato, i programmi di mobilità internazionale etc.
LIstituto Scolastico esegue diversi trattamenti di dati personali, in particolare riferibili a:
tali trattamenti si svolgono esclusivamente al fine di adempiere agli obblighi connessi alla instaurazione ed al mantenimento dei rapporti suddetti per le diverse finalità previste dalle normative vigenti per il funzionamento delle scuole ed ispirandosi ai seguenti principi generali:
Senza pretesa di esaustivitá (i dettagli saranno contenuti nelle informative specifiche che verranno di volta in volta fornite), i trattamenti svolti dallIstituto ai sensi dellart. 6 lettera e) del Regolamento UE sono:
Per ciascuno dei suddetti trattamenti genericamente definiti, viene concessa informativa specifica agli interessati.
Il trattamento avverrà nellambito degli uffici di segreteria, nelle aule didattiche e nei locali a ciò deputati in modalità sia manuale che informatica, a cura del titolare, dei responsabili e degli incaricati del trattamento dei dati, che sono formalmente individuati e formati.
A garanzia della riservatezza dei dati sono applicate misure adeguate di sicurezza organizzative ed informatiche di cui viene data evidenza allinterno del Documento delle misure a tutela dei dati delle persone elaborato da questa Istituzione scolastica con riferimento esplicito alle regole tecniche in materia di conservazione digitale degli atti definite dallAgenzia per lItalia Digitale (Ag.I.D.).
Non verrà eseguito su di essi alcun processo decisionale automatizzato (profilazione).
I Dati personali in questione potranno essere trasmessi a terzi esterni allIstituto quali altre Amministrazioni pubbliche, qualora queste debbano trattare i medesimi per eventuali procedimenti di propria competenza istituzionale (ASL, Comuni, Cittá metropolitane, Ufficio Scolastico Regionale, Ambiti Territoriali, organi di Polizia Giudiziaria e Tributaria, Autoritá giudiziaria, Organismi di vigilanza, società di assicurazione, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per lespletamento delle finalità sopra indicate), oltre che ai professionisti e fornitori di cui il nostro Istituto si avvale quali RSPP, DPO, medico competente, compagnie di assicurazione, agenzie di viaggio e banche.
I dati gestiti in modalità informatica potranno essere visti dai tecnici incaricati della loro custodia in occasione delle attività di controllo e manutenzione della rete e delle apparecchiature informatiche, gli stessi potranno essere depositati in cloud presso server esterni riferibili ai fornitori di servizi quali la segreteria digitale, il registro elettronico, le Google suite ed altri servizi simili.
Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi responsabili del trattamento.
I destinatari ai quali verranno comunicati i dati, saranno definiti in fase di raccolta dei dati stessi al fine di redigere le informative specifiche che verranno ulteriormente trasmesse agli interessati.
Gli stessi non verranno trasferiti a destinatari residenti in paesi terzi rispetto allUnione Europea né ad organizzazioni internazionali.
I dati saranno conservati presso lIstituto per tutto il tempo in cui la prestazione sarà attiva ed in seguito, in caso di licenziamento, trasferimento o pensionamento, verrà trattenuto il fascicolo per il periodo di conservazione obbligatorio previsto dalla normativa vigente.
I tempi di conservazione dei dati (senza differenza alcuna tra cartacei e digitali) sono stabiliti dalla normativa di riferimento per le Istituzioni scolastiche individuabile nella Legge 59/1997 (Art. 21), D.P.R. 275/1999, D.P.R. 445/2000, D.Lgs. 42/2004 e Legge 137/2002 (Art. 10).
Dati riferibili a documenti soggetti ad archiviazione illimitata o per 50 anni: contrattazione, verbali di riunioni, registri delle deliberazioni, protocolli, registri dei contratti, dati relativi a procedimenti disciplinari e giurisdizionali, contratti di prestazione dopera e di assunzione, fascicoli individuali del personale e degli allievi, ordini di servizio, orari di servizio e registro assenze, registri degli stipendi ed altri assegni, liquidazione consulenze, accertamenti sanitari riferiti a malattie professionali ed infortuni, attestati di aggiornamento del personale, registri di iscrizione/immatricolazione degli allievi, registri generali dei voti e delle valutazioni, dati relativi a borse di studio, elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche per gli esami di Stato, pagelle e dati di scrutinio;
Dati riferibili a documenti soggetti ad archiviazione per 6 anni (con obbligo comunque di conservazione di 1 esemplare a campione): elezione e convocazione organi collegiali, richieste di certificati ed autorizzazioni rispetto alluso dei locali, elenchi buoni libro e cedole librarie, elenchi servizio mensa, elenchi servizio di trasporto degli allievi, domande di ferie e permessi, copie certificati di servizio, certificati di nascita e vaccinazione e documenti vaccinali in genere, registri delle assenze degli allievi.
Dati riferibili a documenti soggetti ad archiviazione per 1 anno: elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche degli allievi ad esclusione di quelli prodotti per lesame di Stato (con obbligo comunque di conservazione di 1 annata a campione ogni 10 anni), richieste di accesso e di copie di atti.
Tutta la documentazione di natura contabile-amministrativa è soggetta ad obbligo di conservazione decennale.
Linteressato ha diritto di chiedere al Titolare del trattamento (Artt. 16-21 Regolamento UE 2016/679):
Linteressato ha inoltre diritto a proporre reclamo allAutorità di controllo dello Stato di residenza, nonché a revocare il consenso al trattamento ai sensi dellArt. 6 del G.D.P.R.
I diritti sopra esposti possono essere esercitati mediante invio di una specifica richiesta al Titolare del trattamento oppure al Responsabile della Protezione dei Dati (R.P.D./D.P.O.).
Il conferimento dei dati è obbligatorio, leventuale rifiuto a fornire tali dati potrebbe comportare il mancato perfezionamento o mantenimento del rapporto.
LIstituto Scolastico nella persona del Dirigente Scolastico pro tempore.
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